협회 홈페이지 제작, 회원과 외부 방문자를 나눠 설계하는 법

협회 홈페이지에는 생각보다 다양한 사람이 들어옵니다. 새 공지와 회의 자료를 확인하러 온 회원, 가입 조건을 알아보는 기관, 교육·행사 모집 공고를 찾는 일반 참가자, 사업 실적을 살펴보는 협력 기관까지 들어온 목적이 모두 다릅니다.

협회 홈페이지는 한 명의 고객이 아니라, 목적이 다른 여러 방문자를 한 화면에서 맞이합니다.

그런데 많은 협회 홈페이지가 협회 소개, 조직도, 공지사항처럼 협회 입장의 메뉴 순서로 만들어져 있습니다. 그러다 보니 회원은 자료를 찾느라, 처음 온 방문자는 가입 방법을 찾느라 여러 번 메뉴를 오가게 됩니다. 이 글에서는 협회 홈페이지 제작에서 방문자를 나누는 방법부터 공개 범위, 행사 운영, 담당자가 바뀌어도 이어지는 관리 구조까지 정리했습니다. 읽으면서 우리 협회 홈페이지에 하나씩 대입해 보세요.

협회 홈페이지에는 누가, 무엇을 하러 들어올까?

표로 나눠 보면 방문자마다 처음 찾는 메뉴가 다르다는 것이 보입니다. 협회 홈페이지 제작은 이 다섯 부류가 각자 원하는 곳에 몇 번 만에 도착할 수 있는지에서 출발해야 합니다. 메뉴 이름을 정하기 전에 방문자 목록부터 적어 보는 이유입니다.

메인 화면은 방문자별 바로가기로 나눕니다

메인 화면은 협회를 소개하는 공간이기도 하지만, 동시에 방문자를 각자의 목적지로 보내는 안내 데스크 역할을 합니다. 큰 비주얼 아래 바로 회원, 예비 회원, 참여자가 각자 눌러야 할 버튼이 보이면 메뉴를 하나씩 열어 볼 필요가 줄어듭니다.

예를 들어 대학들이 회원으로 모인 한국대학사회봉사협의회 홈페이지는 메인에 회원대학 지원사업, 국내·해외사업, 활동증명서 발급을 바로가기로 두고, 그 아래에 프로그램 모집 공고를 배치했습니다. 회원과 참여자가 각자 한 번에 목적지로 갈 수 있는 구조입니다.

메인 화면을 구성할 때는 아래 네 가지를 먼저 정리해 보세요.

• 목적별 바로가기 회원, 가입 검토, 프로그램 참여처럼 방문 목적별 입구를 메인 상단에 둡니다.
• 자주 바뀌는 정보는 메인에 모집 중인 공고, 최근 공지, 다가오는 일정은 메인에서 자동으로 보이게 연결합니다.
• 처음 온 사람을 위한 한 줄 협회가 누구를 위해 무엇을 하는 곳인지 한 문장으로 보여 줍니다.
• 반복 업무는 바로가기로 증명서 발급, 회비 안내, 자료 신청처럼 문의가 반복되는 업무는 메인에서 바로 갈 수 있게 합니다.

공개 자료와 회원 자료는 권한으로 나눕니다

협회 홈페이지에는 누구나 봐도 되는 자료와 회원만 봐야 하는 자료가 섞여 있습니다. 이 둘을 게시판 하나에 모아 두면 공개해서는 안 될 자료가 외부에 노출되거나, 반대로 알려야 할 자료가 로그인 뒤에 숨어 버립니다. 자료마다 공개 범위를 먼저 정하고, 그 기준에 맞춰 메뉴와 권한을 나누는 것이 좋습니다.

행사와 모집은 '끝난 뒤'까지 설계합니다

협회 홈페이지에서 가장 자주 바뀌는 곳은 교육, 행사, 공모 같은 모집 공고입니다. 공고를 올리는 일은 익숙하지만, 마감 이후의 처리까지 미리 설계해 두지 않으면 기간이 지난 공고가 메인에 그대로 남아 있거나 신청이 계속 들어오는 일이 생깁니다.

모집 페이지는 공고 게시, 신청 접수, 마감, 결과 안내, 보관까지 한 흐름으로 보고 만들어야 합니다. 이 흐름이 홈페이지 안에서 정리되어 있으면 사무국이 매번 수작업으로 공고를 내리고 신청자를 정리하는 부담이 줄어듭니다.

• 신청 기간 자동 종료 마감일이 지나면 신청 버튼이 자동으로 닫히고 '모집 마감'으로 표시되게 합니다.
• 정원 관리 정원이 있는 행사는 신청 인원이 차면 접수가 멈추거나 대기 신청으로 넘어가게 합니다.
• 한 곳 수정, 여러 곳 반영 공고 내용을 한 번 고치면 메인, 일정표, 상세 페이지에 함께 반영되게 합니다.
• 지난 공고는 보관함으로 끝난 행사는 지우지 않고 지난 행사 목록으로 옮겨 협회의 활동 기록으로 남깁니다.

담당자가 바뀌어도 운영되는 구조를 만듭니다

협회 사무국은 인원이 많지 않고, 홈페이지 담당 업무가 다른 업무와 함께 맡겨지는 경우가 많습니다. 담당자가 바뀌면 어떤 메뉴를 언제 고쳐야 하는지, 어떤 기능이 외부와 연결되어 있는지가 함께 사라지기 쉽습니다.

예를 들어 메인에 인스타그램 게시물을 불러오는 기능은 연동 키가 일정 기간마다 만료되어 다시 연결해야 하는 경우가 있습니다. 이 사실을 모르는 담당자는 어느 날 게시물이 사라진 이유를 찾지 못합니다. 뉴스레터나 소식지도 팀마다 다른 양식으로 올리다 보면 게시판의 모양이 제각각이 됩니다.

관리자 계정을 넘겨받았다고 운영 방법까지 넘겨받은 것은 아닙니다.

• 반복 업무 목록 매월, 매년 홈페이지에서 해야 하는 일을 목록으로 정리해 둡니다.
• 외부 연동 갱신 주기 SNS 연동, 결제, 문자 발송처럼 외부 서비스와 연결된 기능과 갱신 시기를 기록합니다.
• 게시 권한 나누기 팀별로 올릴 수 있는 게시판과 양식을 나눠 두면 담당자가 바뀌어도 형식이 유지됩니다.
• 수정 요청 창구 하나 홈페이지 수정 요청이 한 곳으로 모이게 하면 누가 무엇을 고쳤는지 기록이 남습니다.

홈페이지를 오픈한 뒤 어떤 일을 정기적으로 챙겨야 하는지는 홈페이지 유지보수 글에서 자세히 확인할 수 있습니다.

정리 — 방문자별로 우리 홈페이지를 점검해 보세요

다섯 줄 중 비어 있는 칸이 있다면, 협회 홈페이지 제작이나 리뉴얼에서 가장 먼저 채워야 할 곳입니다.

자주 묻는 질문